Conditions générales de licences et de prestations
ARTICLE 1 : Champs d’applications de ces CGP
1.1 Les présentes Conditions Générales de Licence et de Prestations (les “CGP”) s’appliquent à la licence de tout logiciel et à la vente de tous services (le(s) “Service(s)”) proposés ou fournis par OPTIMEO (“OPTIMEO”), tels que décrits ci-dessous, à tout acheteur professionnel (entreprises, collectivités, associations …) (le “Client”), et plus généralement à toutes relations commerciales entre OPTIMEO et le Client, et ce malgré toute clause contraire des éventuelles conditions générales d’achat du Client. Les prestations d’OPTIMEO sont donc exclusivement soumises aux présentes CGP qui prévalent sur toutes conditions générales d’achat ou documents commerciaux du Client, sauf dérogation et acceptation formelle expresse d’OPTIMEO. Le fait pour le Client d’utiliser les Services d’OPTIMEO vaut acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGP par le Client.
1.2 Les présentes CGP s’accompagnent de Conditions Générales d’Utilisation d’OPTIMEO (les “CGU”) qui s’appliquent à chaque utilisateur du Client (le ou les « Utilisateurs ») autorisé à utiliser les Services d’OPTIMEO, et ce pour chaque utilisation des Services. Ces CGU d’OPTIMEO figurent en Annexe 1 aux présentes CGP. Il est précisé que le Client peut être à la fois Client mais aussi Utilisateur quand il utilise lui-même les Services, auquel cas à la fois ces CGP mais aussi les CGU s’appliquent à lui.
1.3 Sauf accord exprès et écrit d’OPTIMEO, aucun changement apporté par le Client aux présentes CGP ne pourra engager OPTIMEO, qu’il soit indiqué dans un bon de commande du Client ou dans tout autre document émanant du Client. 1.4 Les dispositions particulières convenues dans un accord écrit entre le Client et OPTIMEO sur des accords spécifiques et qui pourraient se trouver en conflit avec les présentes CGP prévaudront sur les dispositions des CGP correspondantes.
ARTICLE 2 : Formation du contrat
2.1 Entrée en vigueur. Le contrat entre le Client et OPTIMEO se forme par la commande de Services par le Client, notamment sur la boutique en ligne d’OPTIMEO.
2.2 Suspension des Services. OPTIMEO se réserve le droit de suspendre les Services ou d’y mettre un terme à tout moment, après en avoir informé le Client deux (2) jours à l’avance en cas d’impayé du Client, de retard de paiement, ou si OPTIMEO juge que la situation de son Client présente un risque pour le recouvrement de ses créances.
2.3 En l’absence de clause écrite contraire, la documentation concernant les Services d’OPTIMEO n’est communiquée au Client qu’à titre purement informatif et indicatif et ne doit pas être considérée comme contractuelle ou comme liant OPTIMEO.
ARTICLE 3 : Description des services d’Optimeo
3.1 Définitions des Services. Les Services désignent l’ensemble des services proposés par OPTIMEO à ses Clients et en particulier la fourniture et la licence d’utilisation d’un logiciel sous la forme d’un module d’E-coaching en ligne, pour évaluer à distance le confort et l’ergonomie du poste de travail de personnes réalisant un travail sur écran d’ordinateur, désigné commercialement « Opti-Coach ». Une fois les différentes étapes du module Opti-Coach menées à son terme par l’Utilisateur, Opti-Coach génère pour chaque Utilisateur un Bilan téléchargeable et imprimable prenant en compte toutes les réponses de cet Utilisateur. Pour fonctionner de manière optimale, les Utilisateurs doivent répondre de la manière la plus sincère possible aux questions figurant dans Opti-Coach. Le module Opti-Coach est à destination des entreprises, des administrations et des collectivités, pour leurs salariés. Opti-Coach génère aussi, pour le Client, différents bilans et Bilans (individuels ou collectifs) utilisables par le Client pour améliorer les conditions de travail de ses salariés utilisateurs d’Opti-Coach.
3.2 Accès aux Services. Les Services sont accessibles au Client (et le cas échéant à ses Utilisateurs enregistrés) à distance, en se connectant au site web d’OPTIMEO avec un identifiant (adresse email de l’Utilisateur fournie par le Client) et un mot de passe (fourni et généré de manière aléatoire par OPTIMEO) pour chaque Utilisateur. Chacun des Utilisateurs pourra ensuite modifier et créer son propre mot de passe.
3.3 Nombre d’utilisation. Lors de la souscription aux Services d’OPTIMEO, le Client devra choisir le nombre de licences d’Opti-Coach achetées par lui, c’est-à-dire pour le nombre d’Utilisateurs amenés à utiliser les Services, sachant que normalement chaque utilisateur utilise une seule fois Opti-Coach.
3.4 Prérequis techniques. Préalablement à la souscription des Services, le Client doit disposer au moins (i) d’un accès à l’internet, (ii) d’une technologie compatible et mise à jour permettant l’utilisation des fonctionnalités du site web d’OPTIMEO, (iii) d’un ordinateur fixe ou portable. Les Services nécessitent une compatibilité aux navigateurs actuels, et des systèmes d’exploitation mis à jour sur des appareils fonctionnels. De plus, chaque Utilisateur du Client doit avoir impérativement une adresse email qui lui est propre, et doit avoir effectué toutes les mises à jour des différents logiciels utilisés, faute de quoi il est possible qu’il ne puisse pas utiliser les Services. Aucune réclamation du Client pour mauvais fonctionnement des Services ne pourra être adressée à OPTIMEO dans le cas où tous ces prérequis techniques ne seraient pas satisfaits par le Client et/ou l’Utilisateur.
ARTICLE 4 : Utilisateurs(s) – Applications des CGU
4.1 Des obligations sont liées au rôle d’Utilisateur des Services, auxquelles chaque Utilisateur doit souscrire sans réserve afin de pouvoir bénéficier des Services. Chaque Utilisateur devra en particulier lire et accepter les CGU d’OPTIMEO lors de sa 1ère utilisation des Services. Ces CGU sont annexées à titre d’information en Annexe 1 à ces CGP.
4.2 Le Client est informé que chacun de ses Utilisateurs est limité à une seule utilisation du module Opti-Coach par Utilisateur.
ARTICLE 5 : Utilisateurs(s) – Applications des CGU
5.1 Prix : Les Tarifs applicables aux Services sont ceux figurant sur le site web d’OPTIMEO. Ces tarifs varient en fonction du nombre de licences achetées par le Client. Le Client s’acquittera, pour chaque Utilisateur, d’une redevance de prestation et de licence selon les modalités convenues dans ces CGP et sur le Site Web d’OPTIMEO. Le paiement de toute licence achetée sera due et toute licence achetée sera donc facturée, même si le Client ne consomme pas toutes les licences achetées, ou décide de cesser d’utiliser les Services ou de mettre un terme à sa relation contractuelle avec OPTIMEO.
5.2 Taxes : Sauf précisions contraires d’OPTIMEO, tous les prix sont stipulés hors taxe et seront majorés de la TVA au taux en vigueur au jour de la commande.
5.3 Factures : La facture sera transmise sous format dématérialisé au Client dans un délai de 48h00 à compter de la commande. Les Services sont facturés en totalité à la commande. L’absence de contestation auprès d’OPTIMEO des factures par le Client dans un délai de 5 jours à compter de la date d’émission emporte acceptation complète et définitive du contenu desdites factures.
5.4 Règlements : Sauf accord ou indication contraire d’OPTIMEO, le règlement s’effectue en totalité au moment de la commande par carte bancaire en ligne, sur la boutique en ligne d’OPTIMEO, ou par virement bancaire après signature par le Client du devis d’OPTIMEO.
5.5 Pénalités pour retards de paiement : Des pénalités de retard seront automatiquement appliquées par OPTIMEO en cas de dépassement du délai de paiement prévu entre les parties. Ces pénalités seront exigibles de plein droit à compter du jour suivant la date d’échéance. Les pénalités courent d’elle-même sans qu’aucune action, rappel ou mise en demeure ne soient nécessaires. Le taux d’intérêt mensuel des pénalités de retard est égal au taux d’intérêt légal applicable en France au moment où le retard est constaté, majoré de 7 points de pourcentage. Enfin, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de 40 euros, sera due, de plein droit et sans notification préalable, en cas de retard de paiement. OPTIMEO se réserve en outre le droit de demander au Client une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement engagés dépassent ce montant, sur présentation des justificatifs.
5.6 Compensation : OPTIMEO aura le droit de compenser les dettes du Client et/ou d’imputer ses paiements aux factures non réglées majorées de tous intérêts et frais de retard accumulés y afférents, dans l’ordre suivant : frais, intérêts, montants des factures.
5.7 Le Client ne pourra retarder aucun paiement dû ni procéder à aucune compensation, même en cas de différend avec OPTIMEO. Si le Client est en situation de retard de paiement, OPTIMEO pourra notamment suspendre les Services jusqu’au complet paiement des factures en retard, voire résilier les Services.
ARTICLE 6 : Durée des services et licences
Les Services et par conséquent la relation contractuelle entre les Parties commencent au jour et à l’heure de la commande des Services par le Client. Sauf accord contraire entre les Parties, les Services sont disponibles pendant 12 mois à compter de la souscription aux Services par le Client. Au-delà de cette durée, les licences prendront fin et les Services seront inaccessibles.
ARTICLE 7 : Bilans générés par l’utilisation d’Opti-Coach
7.1 Création de Bilans. L’utilisation complète d’Opti-Coach par chaque Utilisateur du Client génère automatiquement un Bilan pour chaque Utilisateur, qui constitue un bilan nominatif et personnalisé de l’ergonomie du poste de travail sur écran de chaque Utilisateur (le « Bilan Personnalisé »). Ce Bilan Personnalisé est accessible à l’Utilisateur concerné sous format téléchargeable et imprimable. Il est aussi accessible au Client. Le caractère précis et exact de ce Bilan Personnalisé dépend de la manière dont Opti-Coach a été utilisé, et principalement de la sincérité apportée par l’Utilisateur dans les réponses apportées dans Opti-Coach. Le Client peut aussi avoir accès à des Bilans collectifs concernant plusieurs de ses Utilisateurs (les « Bilans Collectifs »). Ces Bilans Collectifs ne sont pas accessibles aux Utilisateurs mais seulement au Client.
7.2 Utilisation des informations des bilans
Les informations suivantes du Bilan Personnalisé généré par Opti-Coach seront communiquées par OPTIMEO au Client, afin de lui permettre d’avoir accès à des données lui permettant d’améliorer l’ergonomie du poste de travail des Utilisateurs concernés : informations sur la nécessité de changer un outil de travail (bureau, fauteuil, ordinateurs …) ou le poste de travail (éclairage, store, ….). La responsabilité d’OPTIMEO ne pourra en aucun cas être recherchée au titre des informations générées par le Bilan généré par Opti-Coach. De plus, si le poste de travail d’un Utilisateur évolue, le Bilan généré par Opti-Coach avant ces évolutions de poste risque de ne plus être exact ni valable.
ARTICLE 8 : Droits d’Optimeo
8.1 Contrôle : OPTIMEO se réserve le droit d’auditer et/ou de contrôler les comptes Utilisateurs de ses Clients. Le Client s’engage à lui fournir toute information requise ayant trait à ses Utilisateurs à sa première demande. OPTIMEO se réserve le droit de suspendre définitivement tout compte Utilisateur à l’origine d’une fraude ou du manquement à l’une des obligations sus citées. Ne seront acceptés comme exception que les preuves indiscutables de cyber-attaques extérieures sur le système du Client. Toute violation des présentes CGP pourra faire l’objet de poursuites de la part d’OPTIMEO en vue notamment de voir réparé le préjudice d’OPTIMEO.
8.2 Publicité : OPTIMEO se réserve le droit à moyen terme de diffuser des supports publicitaires sur ses Services. Sauf interdiction expresse de la part du Client, OPTIMEO pourra citer le nom du Client au titre de ses références commerciales.
8.3 Evolution de l’environnement technologique : OPTIMEO recourt à des environnements web et mobiles susceptibles de subir des évolutions technologiques imposées par leurs propriétaires respectifs, telles que des mises à jour. En cas de modification liée à l’environnement technologique, le Client en sera informé avant l’entrée en vigueur de ces modifications. Le Client est invité à prendre connaissance des courriels émanant d’OPTIMEO contenant tous nouveaux messages et information concernant les Services.
8.4 Evolution des conditions contractuelles : OPTIMEO peut être amenée à modifier de temps en temps les Services fournis dans un souci d’amélioration ainsi que les conditions contractuelles de fourniture des Services. Dans le cas d’une revalorisation tarifaire des Services par OPTIMEO, celle-ci ne s’appliquera pas aux commandes déjà passées, mais seulement à toute commande future.
ARTICLE 9 : Garanties consenties par Optimeo
9.1 Les Services vendus par OPTIMEO sont uniquement garantis comme étant conformes aux spécifications et descriptions écrites d’OPTIMEO, y compris celles figurant dans les présentes CGP. OPTIMEO ne garantit en aucun cas l’exactitude ni l’exhaustivité du contenu des Bilans générés par Opti-Coach, ces rapporst dépendant de la sincérité avec laquelle chaque Utilisateur répond aux questions figurant dans Opti-Coach. La bonne utilisation d’Opti-Coach est de la responsabilité du Client et de chaque Utilisateur.
9.2 Le Client sera seul responsable de l’utilisation des Services par ses Utilisateur autorisés. OPTIMEO n’a aucune responsabilité en dehors du périmètre lié au bon fonctionnement du Service. OPTIMEO ne donne aucune autre garantie, expresse ou implicite, quant à la valeur des Services, leur aptitude à leur utilisation par le Client, ou toute utilisation future ou autre.
9.3 Tout conseil technique donné par OPTIMEO, avant et/ou pendant l’utilisation des Services, verbalement ou par écrit, est donné de bonne foi mais sans garantie de la part d’OPTIMEO. Les conseils d’OPTIMEO ne relèveront pas le Client de ses obligations de sécurité et santé au travail. Le Client devra vérifier que les Services sont bien adaptés à l’usage envisagé.
9.4 Les Services utilisent des modules technologiques tiers pour fonctionner, mais aussi pour assurer son hébergement, qui ne sont pas garantis par OPTIMEO. Les gestionnaires de ces modules tiers peuvent décider de procéder à des modifications structurelles importantes, rendant inopérant les Services pour une période indéterminée, pour lequel aucun dédommagement ne saurait être réclamé par le Client à OPTIMEO. En tout état de cause, les obligations d’OPTIMEO restent des obligations de moyens.
9.5 De même, OPTIMEO ne garantit pas et ne peut être tenu responsable de l’environnement internet de chaque Utilisateur ni de ses évolutions (par exemple coupure des connexions, interdiction de se connecter à l’internet) ou du blocage de certaines composantes tierces de l’application requérant une connexion internet, ni de l’échec du transfert lié à la connexion.
9.6 OPTIMEO ne garantit aucune opération effectuée par un ordinateur du Client et en particulier OPTIMEO ne garantit pas les déficiences internes à cet appareil, l’obsolescence du système d’exploitation, ou la qualité du PC utilisé par chaque Utilisateur.
ARTICLE 10 : Faculté de rétractation
Les Clients professionnels bénéficient d’un droit de rétraction conformément au code de la consommation, MAIS uniquement à condition :
- Que la vente d’Opti-Coach ait bien eu lieu à distance ou via le site web du Vendeur
- Que l’objet du contrat n’entre PAS dans le champ d’activité principal du Client,
- Que le Client compte moins de 5 salariés. Ce droit à rétraction ne peut s’exercer par le Client que dans un délai de 14 jours à compter de la date de réception des Produits par le Client
ARTICLE 11 : Réclamations - Responsabilités d’Optimeo
11.1. OPTIMEO fera ses meilleurs efforts pour mettre à disposition de ses clients des Services fonctionnant de manière optimale, sans que sa responsabilité ne puisse être engagée à cet égard. Toute réclamation du Client ne peut porter que sur le fonctionnement effectif des Services dans leurs fonctionnalités essentielles.
11.2 OPTIMEO ne sera aucunement responsable des dommages causés par les Services fournis par OPTIMEO aux biens qui pourraient être utilisés par le Client et/ou ses salariés. De plus OPTIMEO décline toute responsabilité concernant les éventuelles erreurs d’évaluation ou de diagnostic que pourraient réaliser le Client et les Utilisateurs, ainsi que pour les éventuelles conséquences qui pourraient en résulter.
11.3 Tout dysfonctionnement du Site Web d’OPTIMEO et des Services devra faire l’objet d’une réclamation écrite du Client détaillant les dysfonctionnements rencontrés. Il devra être notifié par écrit à OPTIMEO dès sa découverte.
11.4 En tout état de cause, le Client doit limiter au maximum tous dommages potentiels ou existants. Le Client n’est pas autorisé à retarder ou suspendre le paiement des factures d’OPTIMEO du fait de la non-conformité des Services, que cette non-conformité soit alléguée ou avérée.
11.5 Si OPTIMEO reconnaît que les Services ont été temporairement défectueux, OPTIMEO sera alors exclusivement obligé, à sa seule discrétion, soit (i) de fournir des Services gratuits au Client, à titre de compensation, ou (ii) si le prix a déjà été acquitté par le Client, de rembourser le montant de tout ou partie du prix mensuel au Client.
11.6 LA RESPONSABILITE D’OPTIMEO POUR TOUTE PERTE OU DOMMAGE RESULTANT D’UNE CAUSE QUELCONQUE NE POURRA, EN AUCUN CAS, EXCEDER LE PRIX TOTAL DE VENTE DES SERVICES CONCERNANT L’INCIDENT IMPUTABLE A OPTIMEO.
11.7 DE PLUS, OPTIMEO NE SERA EN AUCUN CAS TENU POUR RESPONSABLE DES PERTES DE PRODUCTION, D’EXPLOITATION, DE REVENUS ET/OU DE TOUTE AUTRE PERTE OU DE TOUS AUTRES DOMMAGES ACCESSOIRES OU INDIRECTS, DIRECTEMENT OU INDIRECTEMENT SUBIS PAR LE CLIENT OU PAR TOUTE AUTRE PERSONNE DU FAIT DES SERVICES. EN CONSEQUENCE, LE CLIENT RENONCE A TOUT RECOURS A L’ENCONTRE D’OPTIMEO ET DE SES ASSUREURS A CE TITRE ET S’ENGAGE A OBTENIR PAREILLE RENONCIATION A RECOURS DE SES PROPRES ASSUREURS.
ARTICLE 12 : Obligations et responsabilités du client
12.1 Le Client fera seul son affaire de l’utilisation des Services par ses Utilisateurs. La responsabilité d’OPTIMEO ne saurait en aucun cas être engagée sur tout conflit ou différend résultant de l’utilisation des Services entre un Client et ses Utilisateurs.
12.2. Le Client aura la responsabilité de s’assurer de la compatibilité des ordinateurs de ses Utilisateurs avant la souscription aux Services.
12.3 Le Client garantit OPTIMEO contre toute action de tiers (y compris ses Utilisateurs, salariés ou autres) portant sur l’utilisation des Services. Le Client devra donc indemniser OPTIMEO de tous dommages et intérêts, préjudices, frais de justice, demandes, requêtes résultant d’une violation de ce contrat par le Client ou de tout non-respect des déclarations faites par Le Client, y compris suite à des réclamations émanant d’Utilisateurs.
12.4 Le Client s’engage à fournir des informations et renseignements exacts à OPTIMEO, notamment concernant son identité et celle de ses Utilisateurs. Le non-respect de cette obligation engage la responsabilité du Client.
12.5 Le Client s’interdit d’utiliser des robots ou tous autres automates ou solutions techniques existantes pour consulter en masse le contenu des Services d’OPTIMEO
ARTICLE 13 : Licences de logiciels - Propriété intellectuelle
13.1 Dans le cadre de la fourniture des Services, OPTIMEO fournit au Client et à chaque Utilisateur une licence de son logiciel Opti-Coach (le « Logiciel ») nécessaire à l’utilisation des Services.
13.2 OPTIMEO est et reste seul et unique propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle au Logiciel, à ses marques, à son site web et à son contenu, à ses documents, informations ou savoir-faire. Cette licence n’entraine aucun transfert de propriété du Logiciel au bénéfice du Client ou des Utilisateurs. La mise à disposition du Logiciel ne saurait être analysée comme la cession d’un droit de propriété intellectuelle (et notamment des droits d’auteurs) au bénéfice du Client ou des Utilisateurs au sens du Code français de la propriété intellectuelle.
13.3 OPTIMEO consent au Client, pour la durée convenue au Contrat, une licence non-exclusive, non-transférable et limitée (sans droit de sous-licence) pour utiliser le Logiciel, pour le seul usage interne du Client et de ses Utilisateurs, en contrepartie du paiement par le Client des prix et/ou redevances contractuellement convenues. Au-delà des limites de cette licence, toute utilisation est prohibée. Sauf disposition contraire expressément acceptée par OPTIMEO par écrit, le Client n’est pas autorisé à (i) copier le Logiciel, (ii) fournir un accès, ou des codes et identifiants d’Utilisateurs à des tiers pour leur permettre d’utiliser le Logiciel, (iii) sous-licencier, sous-louer ou revendre le Logiciel. Si des tiers utilisent le Logiciel avec l’aide ou à cause d’une négligence du Client, ou si le Client est responsable de cette utilisation, il en sera tenu pour responsable conjointement et solidairement avec ce tiers, notamment pour le paiement de toutes redevances ou dommages et intérêts qui découlerait de cette utilisation non-autorisée.
13.5 Le Client s’interdit de décompiler ou de pratiquer du “reverse engineering” sur le Logiciel ou de le reproduire dans le but de créer de nouvelles applications, fonctionnalités, ou de créer un ou plusieurs logiciels ou services similaires et/ou susceptibles de concurrencer directement ou indirectement le Logiciel et les Services.
13.6 OPTIMEO pourra, en cas de soupçon de violation de ses obligations par le Client, pratiquer un audit du Client afin de vérifier que celui-ci se conforme à toutes ses obligations contractuelles.
13.7 OPTIMEO pourra, en cas de violation de ses obligations par le Client, suspendre la(les) licence(s) du Client, et ce aux frais du Client. Ceci ne libérera pas le Client de son obligation de payer les redevances portant sur la(les) licence(s) du Logiciel.
Droits de propriété et copyrights sur tous logiciels, marques, logos, et autres documents livrés ou communiqués au Client par OPTIMEO demeurent la propriété exclusive d’OPTIMEO, et sauf accord contraire, le Client s’interdit d’y apposer ses noms commerciaux ou marques. Lesdites informations confidentielles ne seront à aucun moment communiquées à des tiers sans l’accord préalable et écrit d’OPTIMEO
ARTICLE 14 : Clause résolutoire
14.1 En cas de manquement de l’une des parties à remplir ses obligations résultant d’une disposition de ce Contrat ou de toute commande, l’autre partie sera autorisée, par une notification écrite adressée à la partie fautive, et sans préjudice de tous autres recours, à résilier tout ou partie du contrat ou de la commande concernée, sans aucune responsabilité, de plein droit après mise en demeure d’exécuter, non suivie d’effet dans le délai de quinze (15) jours suivant ladite mise en demeure. La résiliation interviendra alors, sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être réclamés à la partie défaillante.
14.2 OPTIMEO aura le droit de suspendre voire résilier tout contrat, toute commande ou tous Services avec effet immédiat sans aucune responsabilité de sa part si OPTIMEO a de bonnes raisons de penser que le Client sera dans un futur proche dans l’incapacité de satisfaire normalement à ses obligations.
ARTICLE 15 : Données personnelles
15.1 Données du Client : Le Client est informé que la collecte de certaines de ses données à caractère personnel (ainsi que celles de ses Utilisateurs ou salariés) est nécessaire à la bonne exécution des relations commerciales avec OPTIMEO. Ces données sont collectées par OPTIMEO uniquement dans le cadre de leurs relations commerciales, pour les besoins de la bonne exécution des commandes et la fourniture du Logiciel. Elles sont réservées à l’usage exclusif d’OPTIMEO. En cas de procédure contentieuse, elles pourront être portées à la connaissance de l’institution judiciaire et des parties en cause. Le responsable de traitement est le dirigeant d’OPTIMEO ; il est joignable à l’adresse email contact@optimeo.comou par courrier à l’adresse du siège sociale d’OPTIMEO qui figure ci-dessous. A moins que le Client ne donne son accord exprès, ses données à caractère personnel (et celles de ses salariés) ne seront pas utilisées par OPTIMEO à d’autres fins que celles visées dans la présente clause et l’article 7 de ces CGP. Sauf accord contraire, OPTIMEO conservera les données personnelles recueillies pendant un délai maximum de 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition au traitement et du droit à la portabilité de ses données à caractère personnel recueillies par OPTIMEO. Ce droit, dès lors qu’il ne s’oppose pas à la finalité du traitement, peut être exercé en adressant une demande par courrier ou e-mail au responsable de traitement dont les coordonnées sont indiquées dans les présentes. Le délai de réponse est d’un mois maximum. Le refus doit être motivé et en cas de refus le Client peut saisir la CNIL (3 place de Fontenoy, 75334 PARIS) ou saisir une autorité judiciaire.
15.2 Données fournies par le Client : Etant donné qu’OPTIMEO devra nécessairement traiter des données personnelles des salariés / Utilisateurs du Client fournies par le Client (essentiellement nom, prénom, adresse email de chaque Utilisateur du Client), le Client dernier garantit à OPTIMEO qu’il veillera vis-à-vis de ses salariés / Utilisateurs au complet respect des dispositions légales et réglementaires applicables à la collecte, au traitement et à la mise à disposition d’OPTIMEO de ces données personnelles. La responsabilité d’OPTIMEO ne pourra en aucun cas être recherchée à ce titre.
15.3 Données d’OPTIMEO : Dans l’hypothèse où le Client aurait accès aux données personnelles d’OPTIMEO, ou collecterait des données personnelles d’OPTIMEO, le Client s’engage à respecter l’ensemble des dispositions du “RGPD” (Règlement Européen n°2016/679 dit Règlement Général sur la Protection des Données personnelles), et s’engage notamment à : – traiter les données de OPTIMEO uniquement pour les seules finalités du contrat et garantir la confidentialité de ces données ; – veiller au respect des droits des personnes dont les données ont été collectées ; – mettre en œuvre des moyens de protection et de sécurité approprié et informer OPTIMEO de toute fuite, vol ou piratage de ses données, dans un délai de 48h à compter de leur découverte ; – veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation contractuelle appropriée de confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel. 15.4 La politique de confidentialité et de traitement des données personnelles du Vendeur figure plus en détail sur son site web : https://optimeo.com/politique-de-confidentialite/
Lorsqu’il agit en qualité de responsable de traitement : En application du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE n°2016/679) « RGPD », de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, il est précisé que Optimeo détermine les finalités et les moyens des traitements de données à caractère personnel nécessaires à la réalisation de ses prestations et agit en qualité de responsable des traitements. Identité du responsable de traitement. Le responsable de traitement est la société OPTIMEO, représentée par son dirigeant. Il a désigné un délégué à la protection des données joignable à l’adresse dpo@optimeo.com , ou par courrier à l’adresse du siège sociale d’OPTIMEO précitée.
Finalités. Les données traitées en qualité de responsable de traitement sont faites aux finalités suivantes :
- gestion de la relation d’affaires avec le Client : conclusion du contrat, paiement des Services par le Client, les éventuelles réclamations s’y rapportant et à la facturation du Client ;
- accès et mise à disposition des licences d’Opti-coach au Client
- gestion du fonctionnement et optimisation du service Catégories données collectées.
Les catégories de données à caractère personnel traitées sont :
- données d’identité ( courriel, nom et prénom, pseudo) ;
- données de connexion (Adresse IP ; horodatages (date et heure de connexion), mot de passe ;
- données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisés ;
- données liées aux modes de paiement (mode de paiement, adresse de facturation et de livraison).
Base légale. Ces finalités sont nécessaires à l’exécution du contrat entre le Client et Optimeo. Destinataires. Le personnel habilité de la société Optimeo. Ces données peuvent être communiquées aux sous-traitants auxquels Optimeo fait appel, selon ses instructions. Exercice des droits. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition au traitement et du droit à la portabilité de ses données à caractère personnel recueillies par OPTIMEO.
Ce droit, dès lors qu’il ne s’oppose pas à la finalité du traitement, peut être exercé en adressant une demande par courrier ou e-mail au responsable de traitement dont les coordonnées sont indiquées dans les présentes. Le délai de réponse est d’un mois maximum. Le refus doit être motivé et en cas de refus le Client peut saisir la CNIL (3 place de Fontenoy, 75334 PARIS) ou saisir une autorité judiciaire. Lorsqu’il agit en qualité de sous-traitant des données personnelles confiées par le Client : La relation entre le Client, en qualité de responsable de traitement, et Optimeo, en qualité de sous-traitant, est encadrée conformément aux dispositions de l’article 28 du RGPD tel qu’il est relaté et mis en œuvre dans l’Annexe 2 relative aux conditions de sous-traitance.
Dispositions communes : Mentions relatives aux cookies et autres traceurs. À titre d’information, la mention des cookies et autres traceurs utilisés lors de l’utilisation du site est disponible sur le site à la rubrique Politique de confidentialité (https://optimeo.com/politique-de-confidentialite/)
ARTICLE 16 : Dispositions finales
16.1 Le Client ne pourra céder aucun contrat, commande, licence ni aucun droit découlant des présentes, ni aucune créance due à OPTIMEO sans avoir obtenu le consentement préalable et écrit d’OPTIMEO.
16.2 En cas de contradiction entre ces CGP et les CGU d’OPTIMEO, ce sont les CGP qui prévaudront.
16.3 Le non-exercice de tout ou partie d’un quelconque de ses droits par une des parties n’est en aucun cas constitutif d‘un abandon ou d’un renoncement à ce droit. 16.4 S’il apparaît que certaines dispositions de ces CGP sont nulles, inapplicables ou contraires à la loi en tout ou en partie, ou ne peuvent être appliquées pour quelque raison que ce soit, les autres dispositions des présentes CGP demeureront inchangées et continueront à s’appliquer aux parties.
ARTICLE 17 : Loi applicable - règlement des litiges
17.1 Les présentes CGP et tout contrat entre OPTIMEO et le Client sont exclusivement soumis à la loi française.
17.2 Tout litige relatif à la vente ou licence de Services par OPTIMEO au Client ou concernant les relations commerciales entre les parties, même en cas de recours en garantie ou de pluralité de défendeurs, et qui ne pourrait être réglé à l’amiable dans un délai de 30 jours à compter de la signification du litige par LRAR par une des Parties à l’autre, sera de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de NANCY (France).
ARTICLE 17 : Loi applicable - règlement des litiges
OPTIMEO, SAS au capital de 1.000 €
2 rue du Chemin de la Montée, 88000 DEYVILLERS,
France immatriculée au RCS d’Epinal sous le numéro
827 972 803
Site web : https://optimeo.com/
Email : contact@optimeo.com
Conditions générales d’utilisation d’Opti-Coach
ARTICLE 1 : Objet - Application des CGU
1.1 Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (les “CGU”) s’appliquent à l’utilisation et à la licence du logiciel d’OPTIMEO (“OPTIMEO”), fourni sous forme d’un module d’E-coaching en ligne pour évaluer à distance le confort et l’ergonomie du poste de travail de personnes réalisant un travail sur écran d’ordinateur. Ce logiciel d’OPTIMEO est désigné commercialement et ci-dessous « Opti-Coach ». La mise à disposition et la licence d’Opti-Coach à chaque utilisateur (“Utilisateur”) par OPTIMEO est exclusivement soumises aux présentes CGU qui prévalent sur toutes conditions ou documents commerciaux distincts, sauf dérogation et acceptation formelle expresse d’OPTIMEO.
1.2 Le fait pour un Utilisateur d’utiliser Opti-Coach et/ou les services d’OPTIMEO («les « Services ») vaut acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGU. Les présentes CGU s’appliquent dès la 1ère utilisation d’Opti-Coach par l’Utilisateur.
1.3 Des obligations sont liées au rôle d’Utilisateur d’Opti-Coach, auxquelles chaque Utilisateur doit souscrire sans réserve afin de pouvoir bénéficier de l’utilisation d’Opti-Coach. Chaque Utilisateur devra en particulier lire et accepter les CGU d’OPTIMEO lors de sa 1ère utilisation d’Opti-Coach.
1.4 Les présentes CGU s’accompagnent de Conditions Générales de Licence et de Prestations d’OPTIMEO (les “CGP”) qui s’appliquent entre OPTIMEO et l’employeur de chaque Utilisateur (le « Client »). Il est précisé que le Client peut être à la fois Client mais aussi Utilisateur quand il utilise lui-même Opti-Coach, auquel cas à la fois ces CGU mais aussi les CGP s’appliquent à lui.
1.5 Sauf accord préalable, exprès et écrit d’OPTIMEO, aucun changement apporté aux présentes CGU ne pourra engager OPTIMEO.
ARTICLE 2 : Description d’Opti-Coach
2.1 Description. Le module Opti-Coach est à destination des entreprises, des associations, des administrations et des collectivités, pour les aider à améliorer le bien-être au travail de leurs salariés et collaborateurs. La fourniture et la mise à disposition d’Opti-Coach comprend la fourniture et la licence d’utilisation d’un logiciel sous la forme d’un module d’E-coaching en ligne, destiné à évaluer à distance le confort et l’ergonomie du poste de travail de personnes réalisant un travail sur écran d’ordinateur. Une fois le module Opti-Coach mené à son terme par l’Utilisateur, Opti-Coach génère pour chaque Utilisateur un Bilan Personnalisé téléchargeable et imprimable, prenant en compte toutes les réponses de cet Utilisateur. Les Utilisateurs doivent mener le module à son terme pour générer le Bilan Personnalisé. Pour fonctionner de manière optimale, les Utilisateurs s’engagent à répondre de la manière la plus sincère possible à toutes les questions figurant dans les différents modules d’Opti-Coach.
2.2 Accès à Opti-Coach. Opti-Coach est accessible à chaque Utilisateur à distance, en se connectant au site web d’OPTIMEO avec un identifiant (adresse email de l’Utilisateur fournie par le Client ou OPTIMEO) et un mot de passe (fourni et généré de manière aléatoire par OPTIMEO) pour chaque Utilisateur. Chacun des Utilisateurs devra ensuite modifier et créer son propre mot de passe personnel
2.3 Prérequis techniques. Pour utiliser Opti-Coach, l’Utilisateur doit disposer a minima (i) d’un accès à l’internet, (ii) d’une technologie compatible et mise à jour permettant l’utilisation des fonctionnalités d’Opti-Coach et du site web d’OPTIMEO, (iii) d’un ordinateur fixe ou portable. L’utilisation d’Opti-Coach nécessite une compatibilité aux navigateurs actuels, et des systèmes d’exploitation mis à jour sur des appareils fonctionnels. De plus, chaque Utilisateur doit avoir impérativement une adresse email qui lui est propre, et doit avoir effectué toutes les mises à jour des différents logiciels utilisés, faute de quoi il est possible qu’il ne puisse pas utiliser Opti-Coach. Aucune réclamation de l’Utilisateur pour mauvais fonctionnement d’Opti-Coach ne pourra être adressée à OPTIMEO dans le cas où tous ces prérequis techniques ne seraient pas satisfaits par le Client et/ou l’Utilisateur.
ARTICLE 3 : Durée de la licence utilisateur et nombre d’utilisation
Chaque Utilisateur peut utiliser plusieurs fois Opti-Coach, dans la limite de durée de 12 mois à compter de la souscription du Service par le Client (l’employeur ou le donneur d’ordre de l’Utilisateur). Au-delà de cette durée, l’accès à Opti-Coach prendra fin et les Services seront inaccessibles pour l’Utilisateur.
ARTICLE 4 : Bilan personnalisé généré par l’utilisation d’Opti-Coach
4.1 Création d’un Bilan Personnalisé. L’utilisation complète d’Opti-Coach par chaque Utilisateur génère automatiquement un Bilan Personnalisé pour chaque Utilisateur, qui constitue un bilan nominatif et personnalisé de l’ergonomie du poste de travail de chaque Utilisateur (le « Bilan Personnalisé »). Ce Bilan Personnalisé est accessible à l’Utilisateur concerné sous format téléchargeable et imprimable. Le caractère précis et exact de ce Bilan Personnalisé dépend directement de la manière dont Opti-Coach a été utilisé, et principalement de la sincérité apportée par l’Utilisateur dans les réponses apportées par lui dans les différents modules d’Opti-Coach.
4.2 Utilisation des informations du Bilan Personnalisé. Les informations du Bilan Personnalisé générées par Opti-Coach seront communiquées par OPTIMEO au Client, afin de lui permettre d’avoir accès à des données lui permettant d’améliorer l’ergonomie du poste de travail des Utilisateurs concernés : informations sur la nécessité de changer un outil de travail (bureau, fauteuil, ordinateurs …) ou le poste de travail (éclairage, store…).
4.3 La responsabilité d’OPTIMEO ne pourra en aucun cas être recherchée au titre des informations ou résultats contenues par le Bilan Personnalisé généré par Opti-Coach. De plus si le poste de travail d’un Utilisateur évolue, le Bilan Personnalisé généré par Opti-Coach avant ces évolutions risque de ne plus être exact ni valable
4.4 L’Utilisateur est informé que le Client peut aussi avoir au Bilan Personnalisé ainsi qu’à des bilans collectifs concernant plusieurs de ses Utilisateurs (les « Bilans Collectifs »). Ces Bilans Collectifs ne sont pas accessibles aux Utilisateurs mais seulement au Client.
ARTICLE 5 : Droits d’Optimeo
5.1 Contrôle : OPTIMEO se réserve le droit d’auditer et/ou de contrôler chaque compte Utilisateur. Chaque Utilisateur devra lui fournir toute information requise ayant trait à son utilisation d’Opti-Coach à sa première demande. OPTIMEO se réserve le droit de suspendre définitivement tout compte Utilisateur à l’origine d’une fraude ou du manquement à l’une des obligations sus citées. Ne seront acceptés comme exception que les preuves indiscutables de cyber-attaques extérieures sur le système du Client. Toute violation des présentes CGU pourra faire l’objet de poursuites de la part d’OPTIMEO en vue notamment de voir réparé le préjudice d’OPTIMEO.
5.2 Evolution de l’environnement technologique : OPTIMEO recourt à des environnements web et mobiles susceptibles de subir des évolutions technologiques imposées par leurs propriétaires respectifs, telles que des mises à jour. En cas de modification liée à l’environnement technologique, l’Utilisateur en sera informé avant l’entrée en vigueur de ces modifications. L’Utilisateur est invité à prendre connaissance des courriels émanant d’OPTIMEO contenant tous nouveaux messages et information concernant les Services.
5.3 Evolution des conditions contractuelles : OPTIMEO peut être amenée à modifier de temps en temps le contenu de son produit Opti-Coach, notamment pour l’améliorer. Les conditions des présentes CGU peuvent elles aussi évoluer de temps en temps à l’initiative d’OPTIMEO.
ARTICLE 6 : Garanties consenties par Optimeo
6.1 La licence d’Opti-Coach ainsi que les Services fournis par OPTIMEO sont uniquement garantis comme étant conformes aux spécifications et descriptions écrites d’OPTIMEO, y compris celles figurant dans les présentes CGU. OPTIMEO ne garantit en aucun cas l’exactitude ni l’exhaustivité du contenu du Bilan Personnalisé généré par Opti-Coach, ce Bilan Personnalisé dépendant notamment de la sincérité avec laquelle chaque Utilisateur répond aux questions figurant dans Opti-Coach. La bonne utilisation d’Opti-Coach est de la responsabilité de chaque Utilisateur et du Client.
6.2 Chaque Utilisateur sera seul responsable de son utilisation d’Opti-Coach. OPTIMEO n’a aucune responsabilité en dehors du périmètre lié au bon fonctionnement d’Opti-Coach. OPTIMEO ne donne aucune autre garantie, expresse ou implicite, quant à la valeur des Services, leur aptitude à leur utilisation par l’utilisateur, ou toute utilisation future ou autre.
6.3 Tout conseil donné par OPTIMEO, avant et/ou pendant l’utilisation d’Opti-Coach, verbalement ou par écrit, est donné de bonne foi mais sans garantie de la part d’OPTIMEO. Les conseils d’OPTIMEO ne relèveront pas le Client de ses obligations de sécurité et santé au travail. Le Client devra vérifier que les Services sont bien adaptés à l’usage envisagé.
6.4 Opti-Coach utilise des modules technologiques tiers pour fonctionner, mais aussi pour assurer son hébergement, qui ne sont pas garantis par OPTIMEO. Les gestionnaires de ces modules tiers peuvent décider de procéder à des modifications structurelles importantes, rendant inopérant Opti-Coach pour une période indéterminée, pour lequel aucun dédommagement ne saurait être réclamé à OPTIMEO. En tout état de cause, les obligations d’OPTIMEO restent des obligations de moyens.
6.5 De même, OPTIMEO ne garantit pas et ne peut être tenu responsable de l’environnement internet de chaque Utilisateur ni de ses évolutions (par exemple coupure des connexions, interdiction de se connecter à l’internet) ou du blocage de certaines composantes tierces de l’application requérant une connexion internet, ni de l’échec du transfert lié à la connexion.
6.6 OPTIMEO ne garantit aucune opération effectuée par un ordinateur d’un Utilisateur et en particulier OPTIMEO de garantit pas les déficiences internes à cet appareil, l’obsolescence du système d’exploitation, ou la qualité du PC utilisé par chaque Utilisateur.
ARTICLE 7 : Réclamations - Responsabilités d’Optimeo
7.1. OPTIMEO fera ses meilleurs efforts pour mettre à disposition de ses Utilisateurs des Services fonctionnant de manière optimale, sans que sa responsabilité ne puisse être engagée à cet égard. Toute réclamation ne peut porter que sur le fonctionnement effectif d’Opti-Coach dans ses fonctionnalités essentielles.
7.2 OPTIMEO ne sera aucunement responsable des dommages causés par les Services fournis par OPTIMEO aux biens qui pourraient être utilisés par l’Utilisateur. De plus OPTIMEO décline toute responsabilité concernant les éventuelles erreurs d’évaluation ou de diagnostic d’Opti-Coach, ainsi que pour les éventuelles conséquences qui pourraient en résulter.
7.3 Tout dysfonctionnement d’Opti-Coach ou du Site Web d’OPTIMEO devra faire l’objet d’une réclamation écrite détaillant les dysfonctionnements rencontrés. Il devra être notifié par écrit à OPTIMEO dès sa découverte.
7.4 En tout état de cause, l’Utilisateur doit limiter au maximum tous dommages potentiels ou existants.
7.5 LA RESPONSABILITE D’OPTIMEO POUR TOUTE PERTE OU DOMMAGE RESULTANT D’UNE CAUSE QUELCONQUE NE POURRA, EN AUCUN CAS, EXCEDER LE PRIX TOTAL DE VENTE DES SERVICES CONCERNANT L’INCIDENT IMPUTABLE A OPTIMEO.
7.6 DE PLUS, OPTIMEO NE SERA EN AUCUN CAS TENU POUR RESPONSABLE DES PERTES DE PRODUCTION, D’EXPLOITATION, DE REVENUS ET/OU DE TOUTE AUTRE PERTE OU DE TOUS AUTRES DOMMAGES ACCESSOIRES OU INDIRECTS, DIRECTEMENT OU INDIRECTEMENT SUBIS PAR LE CLIENT OU PAR TOUTE AUTRE PERSONNE DU FAIT DES SERVICES.
ARTICLE 8 : Obligations et responsabilités du client
8.1 Le Client fera son affaire de l’utilisation des Services par ses Utilisateurs. La responsabilité d’OPTIMEO ne saurait en aucun cas être engagée sur tout conflit ou différend entre un Client et des Utilisateurs résultant de l’utilisation des Services.
8.2. Le Client les Utilisateurs auront la responsabilité de s’assurer de la compatibilité des ordinateurs de ses Utilisateurs avant la souscription aux Services.
8.3 L’Utilisateur s’engage à fournir des informations et renseignements sincères et exacts à OPTIMEO, notamment concernant son identité.
8.4 L’Utilisateur s’interdit d’utiliser des robots ou tous autres automates ou solutions techniques existantes pour consulter en masse le contenu des Services d’OPTIMEO.
ARTICLE 9 : Licences de logiciels - Propriété intellectuelle
9.1 OPTIMEO fournit à chaque Utilisateur une licence d’utilisation limitée de son logiciel Opti-Coach (le « Logiciel »).
9.2 OPTIMEO est et reste seul et unique propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle se rapportant au Logiciel, à ses marques, à son site web et à son contenu, à ses documents, informations ou savoir-faire. Cette licence n’entraine aucun transfert de propriété du Logiciel au bénéfice des Utilisateurs. La mise à disposition du Logiciel ne saurait être analysée comme la cession d’un droit de propriété intellectuelle (et notamment des droits d’auteurs) aux Utilisateurs au sens du Code français de la propriété intellectuelle.
9.3 OPTIMEO consent à l’Utilisateur, pour la durée définie, une licence non-exclusive, non-transférable et limitée (sans droit de sous-licence) pour utiliser le Logiciel, pour le seul usage interne de chaque Utilisateur. Au-delà des limites de cette licence, toute utilisation est prohibée. Sauf disposition contraire expressément acceptée par OPTIMEO par écrit, l’Utilisateur n’est pas autorisé à (i) copier le Logiciel, (ii) fournir un accès, ou ses codes et identifiants d’Utilisateur à des tiers pour leur permettre d’utiliser le Logiciel, (iii) sous-licencier, sous-louer ou revendre le Logiciel. Si des tiers utilisent le Logiciel avec l’aide ou à cause d’une négligence d’un Utilisateur, ou si l’utilisateur est responsable de cette utilisation, il en sera tenu pour responsable conjointement et solidairement avec ce tiers, notamment pour le paiement de toutes redevances ou dommages et intérêts qui découlerait de cette utilisation non-autorisée.
9.4 L’Utilisateur s’interdit de décompiler ou de pratiquer du “reverse engineering” sur le Logiciel ou de le reproduire dans le but de créer de nouvelles applications, fonctionnalités, ou de créer un ou plusieurs logiciels ou services similaires et/ou susceptibles de concurrencer directement ou indirectement le Logiciel et les Services.
9.5 OPTIMEO pourra, en cas de soupçon de violation de ses obligations par l’Utilisateur, pratiquer un audit de son utilisation afin de vérifier que celui-ci se conforme à toutes ses obligations contractuelles.
9.6 OPTIMEO pourra, en cas de violation de ses obligations par un Utilisateur, suspendre sa licence à cet Utilisateur, et ce aux frais du Client. Ceci ne libérera pas le Client de son obligation de payer les redevances portant sur la(les) licence(s) du Logiciel.
ARTICLE 10 : Confidentialité
10.1 Toutes informations fournies par OPTIMEO à l’Utilisateur concernant ses concepts, idées, procédés, documents, et le Logiciel d’OPTIMEO y inclus son savoir-faire, sa propriété intellectuelle, et tous éléments d’informations, documents et bases de données (les “Informations”) devront être traitées en tant qu’informations strictement confidentielles par l’Utilisateur et ne devront être communiquées à aucun tiers sans l’accord préalable et écrit d’OPTIMEO. Ceci ne s’applique cependant pas aux informations clairement destinées au public ou déjà publiques. Le présent engagement de confidentialité restera en vigueur pendant toute la durée de l’Utilisation d’Opti-Coach et pendant au moins les 5 années suivant la date de première connexion à Opti-Coach par l’Utilisateur. Lesdites Informations seront exclusivement utilisées par l’Utilisateur aux fins de l’utilisation d’Opti-Coach.
10.2 L’Utilisateur s’engage à respecter les Informations et tous les droits de propriété intellectuelle d’OPTIMEO.
10.3 Sauf accord contraire, OPTIMEO conservera la propriété de toutes les Informations pouvant être utilisées en Bilan Personnalisé avec Opti-Coach ou ses Services.
10.4 Les droits de propriété et copyrights sur tous logiciels, marques, logos, et autres documents livrés ou communiqués par OPTIMEO demeurent la propriété exclusive d’OPTIMEO.
ARTICLE 11 : Données personnelles
L’Utilisateur est informé qu’Optimeo procède aux traitements de ses données personnelles pour l’exécution des Services commandés par le Client. Optimeo, dans ce cadre, agit en tant que sous-traitant. Identité du responsable de traitement. Le responsable de traitement est le Client, gestionnaire du compte de l’Utilisateur.
L’Utilisateur est informé que les traitements sont nécessaires à la réalisation des finalités suivantes :
- accès et utilisation d’Opti-coach par les Utilisateurs
- gestion du fonctionnement et optimisation des Services
- mettre à disposition un environnement technique du Client et ses Utilisateurs pour la réalisation des Services au Client Catégories données collectées.
Les catégories de données à caractère personnel traitées sont :
- données d’identité ( courriel, nom et prénom)
- données de connexion (Adresse IP, horodatages (date et heure de connexion), mot de passe) ;
- données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisé ;
Base légale. Ces finalités sont nécessaires à l’exécution du contrat entre le Client et Optimeo.
Durée de conservation. Les données sont conservées le temps strictement nécessaire à la réalisation des prestations, sous réserve des délais de rigueur en la matière.
Destinataires. Le personnel habilité de la société Optimeo. Ces données peuvent être communiquées aux sous-traitants auxquels Optimeo fait appel, selon ses instructions.
Exercice des droits. L’Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition au traitement et du droit à la portabilité de ses données à caractère personnel recueillies par OPTIMEO. Ces droits peuvent être exercés en s’adressant directement au Client administrateur du compte de l’Utilisateur. L’Utilisateur est également informé qu’il dispose par ailleurs du droit d’introduire une réclamation sur l’utilisation de ses données à caractère personnel auprès de la CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 -Tél : 01 53 73 22 22 – Fax : 01 53 73 22 00
Mentions relatives aux cookies et autres traceurs. À titre d’information, la mention des cookies et autres traceurs utilisés lors de l’utilisation du site est disponible sur le site à la rubrique Politique de confidentialité (https://optimeo.com/politique-de-confidentialite/).
ARTICLE 12 : Dispositions finales
12.1 Le non-exercice de tout ou partie d’un quelconque de ses droits par une des parties n’est en aucun cas constitutif d‘un abandon ou d’un renoncement à ce droit.
12.2 S’il apparaît que certaines dispositions de ces CGU sont nulles, inapplicables ou contraires à la loi en tout ou en partie, ou ne peuvent être appliquées pour quelque raison que ce soit, les autres dispositions des présentes CGU demeureront inchangées et continueront à s’appliquer aux parties. 1
12.3 OPTIMEO pourra régulièrement modifier ces CGU, auquel cas chaque Utilisateur sera amené à accepter la nouvelle version de ces CGU.
ARTICLE 13 : Loi applicable - Règlement des litiges
13.1 Les présentes CGU sont exclusivement soumises à la loi française.
13.2 Tout litige relatif à la licence du Logiciel par OPTIMEO à un Utilisateur ou concernant les relations entre les parties, même en cas de recours en garantie ou de pluralité de défendeurs, et qui ne pourrait être réglé à l’amiable dans un délai de 30 jours à compter de la signification du litige par LRAR par une des Parties à l’autre, sera de la compétence exclusive des tribunaux du ressort de la Cour d’appel de NANCY (France).
ARTICLE 14 : Coordonnées d’Optimeo
OPTIMEO, SAS au capital de 1.000 €
2 rue du Chemin de la Montée, 88000 DEYVILLERS,
France immatriculée au RCS d’Epinal sous le numéro 827 972 803
Site web : https://optimeo.com/
Email : contact@optimeo.com
Sous-traitance des traitements de données à caractère personnel
Préambule
Il est rappelé que le Client est présumé agir en qualité de « Responsable des traitements » mis en œuvre par Optimeo « Sous-traitant » au sens du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).
Article 1. - Objet et champ d’application
Les présentes clauses ont pour objet de garantir la conformité avec l’article 28 § 3 et 4 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
Les présentes clauses s’appliquent au traitement de données à caractère personnel tel que défini à l’annexe II. Les annexes I à III font partie intégrante des clauses.
Les clauses ne suffisent pas à elles seules pour assurer le respect des obligations relatives aux transferts internationaux. En cas de contradiction entre les présentes clauses et les dispositions des accords connexes qui existent entre les parties au moment où les présentes clauses sont convenues, les présentes clauses prévaudront.
Article 2. - Définitions
« Données à caractère personnel » désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
« Personne concernée » désigne une personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées ; « Responsable du traitement » désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
« Sous-traitant » désigne la personne qui traite des données à caractère personnel sous l’autorité, sur instructions et pour le compte du Responsable du traitement.
« Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des données à caractère personnel par le Sous-traitant pour le compte du Responsable de traitement, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que la limitation, l’effacement ou la destruction.
« Violation de données à caractère personnel » désigne une violation de sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la corruption, le détournement de finalité, la compromission de la confidentialité ou la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.
« Instruction documentée » désigne les procédures, les notes techniques actuelles et à venir transmises par le Responsable de traitement au Sous-traitant.
Article 3. - Description des traitements objet de la sous-traitance
Les détails des opérations de traitement et notamment les catégories de données à caractère personnel et les finalités du traitement pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du Responsable de traitement sont précisés à l’annexe II.
Article 4. - Obligations d’Optimeo, Sous-traitant, envers le Responsable de traitement
4.1. Optimeo s’engage à :
- Traiter les données à caractère personnel uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance ;
- Traiter les données à caractère personnel conformément aux instructions documentées du Responsable de traitement, à moins que Optimeo ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit applicable au contrat ;
- Si Optimeo considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des États membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Responsable de traitement par écrit ; ○ Dans ce cas, Optimeo informera immédiatement par écrit le Responsable de traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs d’intérêt public.
- Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du Contrat et en particulier empêcher leurs destruction, fuite, déformation, détournement, atteinte ou divulgation à des tiers non autorisés ;
- Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel dans le cadre des services : ○ s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ; ○ reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
- Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données à caractère personnel dès la conception, et de protection des données par défaut ;
- Proposer des prestations respectueuses des principes de proportionnalité, de minimisation et de limitation des données à caractère personnel, assurant que seules les données pertinentes telles que visées à l’annexe II sont traitées. Ces instructions étant susceptibles d’évoluer tout au long de la prestation, le Responsable de traitement peut mettre à jour ou préciser ses instructions par des procédures ou des notes techniques, à l’aide du formulaire en annexe V, que le Sous-traitant s’engage expressément à respecter.
4.2. – Optimeo est responsable de son personnel, salariés et sous-traitants et du respect par ces derniers des obligations lui incombant en vertu des présentes. À cet égard, le personnel du prestataire ne pourra accéder aux données à caractère personnel, les utiliser, les modifier, sauf lorsque cela est strictement nécessaire aux fins de la fourniture des services tels que mentionnés au contrat, de la prévention ou du traitement des problèmes techniques ou pour en assurer la sécurisation.
Optimeo met en place des mesures organisationnelles et techniques pour s’assurer du respect par son personnel de ses obligations notamment en termes de contrôle des personnes habilitées à accéder aux données, de sécurisation des accès et de traçabilité.
4.3. – Optimeo s’engage à prendre en compte s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et par défaut (Data Protection by Design & by Default).
4.4. – Optimeo reconnaît qu’il doit être en mesure, pendant toute la durée d’exécution des services, de rendre compte et de faire la preuve de l’ensemble des procédures et des dispositifs de protection des données à caractère personnel, de minimisation de leur utilisation, et de conformité aux exigences légales susmentionnées.
4.5. – Sur demande écrite du client, Optimeo s’engage à collaborer avec le Responsable de traitement pour aider celui-ci à démontrer qu’il respecte ses obligations légales et réglementaires relatives à la protection des données à caractère personnel y compris à l’assister dans la réalisation des analyses d’impact conformément aux articles 35 et 36 du RGPD. Cette assistance consiste à assurer la transparence des mesures de sécurité mises en œuvre par Optimeo pour ses Services.
Dans l’éventualité d’une assistance complémentaire, celle-ci peut donner lieu à une facturation.
4.6. – Il s’engage à coopérer et fournir au Responsable de traitement l’assistance nécessaire pour répondre à toute plainte formulée par une personne concernée ou à toute enquête ou requête émanant d’une autorité de régulation en vertu du RGPD ou de toute autre réglementation applicable.
4.7.- Il s’engage à communiquer au Responsable de traitement le nom et les coordonnées du Délégué à la protection des données s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du RGPD.
4.8. – Il déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Responsable de traitement comprenant l’ensemble des éléments mentionnés à l’article 30.2 du RGPD.
4.9. – Il veille à ce que les données à caractère personnel soient exactes et à jour, en informant sans délai le Responsable de traitement s’il apprend que les données à caractère personnel qu’il traite sont inexactes ou sont devenues obsolètes.
Article 5. - Droits des personnes concernées
5.1. – Information des personnes concernées – De manière générale, il appartient au Responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données. Toutefois et lorsque l’exécution du contrat nécessite une collecte de données à la charge du Sous-traitant, ce dernier doit, au moment de la collecte des données par ses soins, fournir aux personnes l’information relative aux traitements de données qu’il réalise pour le compte du Responsable de traitement. En pareil cas, la formulation et le format de l’information doivent être convenus avec le Responsable de traitement avant la collecte de données.
5.2. – Exercice des droits des personnes concernées – Le Sous-traitant s’engage dans la mesure du possible et selon les modalités de l’article 4 de la présente annexe, à aider le Responsable de traitement à donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, droit de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit à ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage), droit au retrait du consentement. Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de traitement les moyens techniques ou procédures nécessaires pour répondre aux demandes précitées.
5.3. – Lorsque les personnes concernées exercent leurs droits auprès du Sous-traitant, celui-ci s’engage à faire suivre ces demandes, dès réception et dans un délai maximum de soixante-douze (72) heures selon les modalités définies par le Responsable de traitement.
Article 6. - Transfert de données à caractère personnel
6.1 – Dans le cas où le transfert de données à caractère personnel serait effectué hors le territoire d’un État membre de l’Union européenne et où le transfert ne pourrait être fondé sur une décision d’adéquation au sens de l’article 45 du RGPD, Optimeo s’assure d’avoir conclu avec le Sous-traitant ultérieur un accord comportant soit les clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne ; soit les clauses types de protection des données adoptées par une autorité de contrôle et approuvées par la Commission européenne ; soit s’assurer que le transfert repose sur l’une des dispositions des articles 46 et suivants du RGPD.
6.2. – Lorsque le transfert de données à caractère personnel est nécessaire pour répondre à des demandes émanant d’autorités judiciaires ou administratives de pays situés en dehors de l’Union européenne, Optimeo s’engage à veiller à ce que ce transfert soit fondé sur un accord international, tel qu’un traité d’entraide judiciaire, conclu entre le pays tiers et l’Union européenne ou un État membre.
Article 7. - Sous-traitance ultérieure
7.1. – Optimeo peut faire appel à un Sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques sur la base d’une liste convenue, annexée aux présentes. Optimeo est autorisé à ajouter ou remplacer d’autres Sous-traitants à cette liste, dans ce cas Optimeo informe préalablement et par écrit le Responsable de traitement de tout changement envisagé. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le Responsable de traitement dispose d’un délai de 15 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Responsable de traitement n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.
7.2. – Optimeo s’engage à signer un contrat écrit avec chaque Sous-traitant ultérieur imposant à ce dernier le respect du RGPD et de l’ensemble des obligations fixées au titre des présentes. À ce titre, Optimeo s’engage à ne faire appel qu’à des Sous-traitants ultérieurs qui présentent des garanties suffisantes, et en tout état de cause au moins équivalentes à celles du prestataire initial.
7.4. – À la demande du Responsable de traitement, Optimeo lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le Sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les données à caractère personnel, Optimeo peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.
7.5. – En cas de non-respect par un Sous-traitant ultérieur de ses obligations en matière de protection des données à caractère personnel, Optimeo demeure pleinement Responsable à l’égard du Responsable de traitement. Optimeo informe le Responsable de traitement de tout manquement du Sous-traitant ultérieur à ses obligations contractuelles.
Article 8. - Notification des violations de données à caractère personnel
8.1. – Optimeo s’engage à informer le Responsable de traitement de tout incident tant physique que technique relatif à la sécurité ou à la confidentialité des données à caractère personnel sans délai et, en tout état de cause, dans une durée maximale de quarante-huit (48) heures après la prise de connaissance de l’incident de sécurité ayant entraîné une violation.
8.2. – Optimeo notifie par courrier électronique au Responsable de traitement la survenance de toute violation de données à caractère personnel ayant ou susceptible d’avoir des conséquences directes ou indirectes sur les données à caractère personnel, la vie privée, les droits et libertés des Personnes concernées, ou susceptible d’affecter négativement l’image, la réputation ou l’honorabilité du Responsable du traitement. La notification est adressée au Responsable selon les modalités définies avec lui dans un délai maximum de 48 heures à compter de la prise de connaissance de la survenance de la violation de données à caractère personnel. La notification faite au Responsable de traitement contient au moins : la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ; le nom et les coordonnées du Délégué à Protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ; la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ; la description des mesures à mettre en œuvre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
8.3. – Optimeo s’engage à collaborer activement avec le Responsable de traitement afin de mettre en place les actions nécessaires à la correction de tout dysfonctionnement qui serait à l’origine ou une conséquence de la violation des données à caractère personnel et à empêcher que cette violation ne se reproduise plus.
8.4. – Optimeo s’engage à ne pas informer les tiers, y compris les personnes concernées, de toute violation de données à caractère personnel sans avoir obtenu l’accord préalable et écrit du Responsable de traitement. Par ailleurs, Optimeo reconnaît que le Responsable de traitement est seul habilité à déterminer si la violation de données à caractère personnel doit ou non être notifiée à toute personne, autorité de régulation, autorité administrative ou à toute autre personne en vertu du RGPD et le contenu de ladite notification.
Article 9. - Sécurité des données à caractère personnel
9.1. – Optimeo reconnaît que la sécurité est un critère fondamental pour le respect des obligations du RGPD et s’engage à respecter les exigences de sécurité définies dans la présente annexe, en tenant compte, notamment, du volume et de la sensibilité des données traitées.
9.2. – Optimeo met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles précisées à l’annexe III pour assurer la sécurité des données à caractère personnel.
9.3. – Les mesures de sécurité mises en place par Optimeo doivent, dans tous les cas, tenir compte de l’état de l’art technologique et être conformes aux standards de sécurité en vigueur. À ce titre, Optimeo s’engage à mettre en place toutes mesures visant à : – assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité, la traçabilité des données et tenir à jour une documentation écrite décrivant les mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en œuvre à cet effet ;
- Permettre la détection, la résolution et la notification dans les délais requis par le RGPD, des incidents de sécurité susceptibles d’être qualifiés de violation de données à caractère personnel ;
- Ne rendre les données faisant l’objet d’un traitement, accessibles et lisibles que par le personnel habilité et autorisé à cet effet, du fait de son travail et de ses fonctions, en limitant l’accès aux données strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches ;
- Veiller à ce que toute personne autorisée à accéder aux données à caractère personnel traitées dans le cadre de l’exécution des présentes reçoive la formation nécessaire en matière de protection des données et soit tenue par une obligation de confidentialité aussi contraignante que celle figurant dans l’annexe et résultant d’un engagement écrit ou d’une obligation légale.
9.4. – Si le traitement porte sur des données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, le Sous-traitant applique des limitations spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.
9.5. – Optimeo tient à la disposition du Responsable de traitement les documents relatifs à la sécurité des données à caractère personnel comprenant notamment la documentation technique nécessaire, les analyses de risques produits et la liste détaillée des mesures de sécurité mises en œuvre.
Article 10. - Audit
10.1. – Optimeo met à la disposition du Responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et découlant directement du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
10.2. – À la demande écrite du client, Optimeo pourra permettre la réalisation d’audits des activités de traitement couvertes par les présentes clauses, y compris des inspections sur Site par le Responsable de traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, les conditions opérationnelles et financières sont définies par les parties, préalablement à la réalisation de ces audits.
10.3. – Les parties mettent à la disposition de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes, dès que celles-ci en font la demande, les informations énoncées dans la présente clause, y compris les résultats de tout audit.
Article 11. - Non-respect des clauses et résiliation du contrat
11.1. – Sans préjudice des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725, en cas de manquement de Optimeo aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses, le Responsable du traitement peut lui donner instruction de suspendre le traitement des données à caractère personnel jusqu’à ce que ce dernier se soit conformé aux présentes clauses ou jusqu’à ce que le contrat soit résilié. Optimeo informe rapidement le Responsable du traitement s’il n’est pas en mesure de se conformer aux présentes clauses, pour quelque raison que ce soit.
11.2. – Le Responsable du traitement est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel conformément aux présentes clauses si : – le traitement de données à caractère personnel par le Sous-traitant a été suspendu par le Responsable du traitement conformément au point a) et le respect des présentes clauses n’est pas rétabli dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la suspension ; – Optimeo est en violation grave ou persistante des présentes clauses ou des obligations qui lui incombent en vertu du RGPD ; – Optimeo ne se conforme pas à une décision contraignante d’une juridiction compétente ou de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes concernant les obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses ou du RGPD.
Article 12. - Sort des données à caractère personnel en fin de contrat
12.1. – À la suite de la résiliation du contrat, Optimeo supprime, selon le choix du Responsable du traitement, toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte du Responsable du traitement et certifie auprès de celui-ci qu’il a procédé à cette suppression, ou renvoie toutes les données à caractère personnel au Responsable du traitement et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit national n’impose de les conserver plus longtemps. Optimeo continue de veiller à la conformité aux présentes clauses jusqu’à la suppression ou à la restitution des données
Article 13.- Obligations du Responsable de traitement envers le Sous-traitant
Le Responsable de traitement s’engage à :
- documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données effectué par le Sous-traitant ;
- veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du Sous-traitant ;
- superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du Sous-traitant, notamment en présence d’indice de non-conformité.
