20 outils à adopter dès maintenant en télétravail

Avec la situation sanitaire due à la pandémie, le télétravail s’est invité dans nos vies professionnelles sans que l’on n’y soit réellement préparés. Fini l’open-space, vous et vos collègues êtes maintenant chacun à des dizaines de kilomètres les uns des autres. Fort heureusement, nous sommes au 21e siècle et nos technologies nous permettent d’avoir des outils adaptés au télétravail pour tenter de combler la distance afin de travailler presque normalement. Voici donc une sélection de 20 outils à adopter dès maintenant en télétravail.

Outils pour le télétravail : une nécessité pour bien s’organiser et mieux communiquer

En télétravail,  il n’est plus possible d’avoir un tableau de gestion de projet dans la salle commune. Plus possible non plus de faire un point d’équipe dans la salle de réunion, ou de faire un entretien individuel avec votre supérieur dans son bureau ! Votre productivité peut être également très perturbée car il est difficile de rester concentré chez soi avec tous les perturbateurs éventuels (animaux, enfants, tâches ménagères, etc.). Pour toutes ces raisons, il est essentiel de trouver des solutions parmi les outils disponibles sur ordinateur ou téléphone pour travailler correctement en équipe. Visioconférence, messagerie, outils de productivité, todo lists, outils de gestion de projet… Il existe heureusement de très nombreux outils, parfois peu connus, pour répondre à tous les besoins et à toutes les préférences. Car le meilleur outil sera avant tout celui que vous prendrez plaisir à utiliser ! Voici notre sélection. 

Les outils à adopter en télétravail

Outils collaboratifs de gestion de projet

En temps normal, les outils collaboratifs de gestion de projet sont indispensables au quotidien dans une entreprise. C’est donc fondamental de trouver des outils de télétravail adaptés pour ce même objectif :

Google Drive : parfait pour créer des documents collaboratifs (feuille de calcul, présentation, feuille de texte, etc.) que plusieurs personnes pourront annoter et commenter en même temps. Vous pourrez de plus facilement partager des fichiers de tous types avec Google Drive (documents, mindmap, tableur…) ;

Notion : outil de télétravail très complet pour le travail en équipe proposant prise de notes, todo lists, wiki, gestion de projet, etc. Il existe également Trello qui est plus simple, mais moins personnalisable ;

Confluence : logiciel de travail collaboratif spécialement fait pour le télétravail. Alliant wiki et interface de gestion de projet, Confluence est un outil qui répondra à vos exigences pour de la gestion d’équipe en télétravail sur le long terme ;

Asana : autre gestionnaire d’équipe, Asana propose des todo lists et de la visualisation de projets en plus de proposer la connexion à d’autres outils utilisés par votre équipe au quotidien pour fluidifier le travail de chacun ;

Creately : outil visuel et original de gestion de projet, Creately est très utile pour brainstormer en même temps sur le même document ;

We transfer : pour tous les documents volumineux que vous transmettez d’habitude par clef USB, vous pouvez passer par l’outil We transfer. L’outil Dropbox remplit également la même fonction.

Outils de communication en télétravail

Quand on est en télétravail, on ne peut plus simplement passer la tête dans le bureau du collègue ou organiser un meeting d’équipe dans la salle de réunion. Heureusement, parmi les outils idéaux pour le télétravail, on retrouve des outils de communication qui vous feront (presque) oublier la distance :

Slack : plateforme de communication collaborative d’équipe (canaux de discussion, conversations privées, appels, partage de fichiers, etc.) disponible sur ordinateur et téléphone ;

Zoom : outil de visioconférence et de messagerie, idéal pour faire une réunion en ligne ou pour former du personnel ;

Doodle : outil permettant de créer des sondages pour fixer la date d’un évènement. Avec Doodle, vous pouvez planifier des réunions suivant les disponibilités de chacun des participants de façon très simple ;

Ringover : outil ergonomique tout-en-un pour le télétravail, Ringover c’est à la fois une messagerie collaborative, un outil de téléphonie avancée et un moyen de faire des visioconférences avec partage d’écran ;

Hubspot : prendre rendez-vous peut rapidement vous faire perdre beaucoup de temps, problématique à laquelle répond Hubspot. Cet outil vous permettra facilement de programmer des réunions ou prendre rendez-vous.

Calendly : outil de gestion de prise de rendez-vous simplifié. Vous définissez vos créneaux disponibles et il vous suffit ensuite d’envoyer un lien à votre interlocuteur pour qu’il demande à prendre rendez-vous en fonction de ce qui l’arrange le plus, de quoi diminuer les multiples échanges de mail pour fixer des dates de rendez-vous.

Outils de productivité

Pomofocus : outil très simple pour mettre en place la technique Pomodoro (alterner phase de travail et phase de pause de façon chronométrée) ;

Blocksite : cette extension de navigateur ne vous laissera pas le choix. Blocksite vous permet de bloquer certains sites web et applications pendant un certain temps afin de rester concentré sur vos tâches ;

RescueTime : outil de suivi de votre temps, RescueTime pourra faire du monitoring constant de vos activités (sur ordinateur et téléphone) afin de voir exactement ce que vous faites de votre temps pour améliorer activement votre productivité ;

Google Agenda : plutôt que de consacrer Google Agenda uniquement à vos rendez-vous, vous pouvez créer des blocs de temps alloués à certaines tâches afin de maximiser votre productivité.

Google Task : application de todo lists qui vous suivra de votre ordinateur à votre téléphone. Vous pouvez combiner cet outil à TasksBoard pour avoir une application directement sur ordinateur.

Il existe des centaines d’outils formidables quand on est en télétravail autant pour aider à la gestion de projet et à la communication dans votre équipe que pour améliorer votre productivité un peu chamboulée maintenant que vous n’êtes plus au bureau. Mais rien ne sert de les collectionner tous, il faut avant tout sélectionner les outils dont vous avez besoin et ne pas hésiter à en tester plusieurs afin de choisir celui qui vous correspond le mieux à vous et à votre équipe !

Et vous, quels sont vos outils favoris en télétravail ?